Vacature: Documentenbeheerder (m/v/x)

Brussel
Statutair
Master
Solliciteren tot 18/02/2019

Terug naar het overzicht

De Regie der Gebouwen werft aan: 1 documentenbeheerder (m/v/x) voor de dienst Interne controle in haar hoofdzetel in Brussel (Gulden Vlieslaan 87 bus 2, 1060 Brussel. Bereikbaarheid).

Jobinhoud

De documentenbeheerder is verantwoordelijk voor het documentenbeheer bij de Regie der Gebouwen. Uw ruime takenpakket ziet er als volgt uit:

  • U voorziet voor de Regie der Gebouwen een veilig en toegankelijk documentenbeheer. Daarvoor werkt u samen met de DPO (Data Protection Officer), de consulent voor informatiebeveiliging en de veiligheidsofficier.
  • U creëert ordeningsplannen en richtlijnen voor het documentenbeheer binnen de Regie der Gebouwen, conform de wetgeving (archiefwet, GDPR ...).
  • U coördineert en controleert de processen voor archivering bij de archiefvormers van de centrale zetel en van de buitendiensten. 
  • U coördineert een netwerk van archiefverantwoordelijken. 
  • U bent verantwoordelijk voor verschillende projecten en betrekt proactief de leden van uw projectteam binnen de verschillende fases.
  • U werkt samen met het projectteam Office 365 aan een geautomatiseerd documenten- en archiefbeheer.
  • U verzekert een goede bewaring van de archieven.
  • U coacht archiefverantwoordelijken van alle diensten op het vlak van documentenbeheer, archiefbeheer en archiefselectie, zowel op papier als digitaal.
  • U ordent eigenhandig de (gevulde) archiefdozen in de kelder waar alle documenten gearchiveerd zijn.
  • U organiseert "trash days".

Bekijk de volledige jobinhoud op de website van onze rekruteringspartner Selor.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

  • U legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
  • U neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren.
  • U creëert en bevordert de groepsgeest door uw mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • U begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • U handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • U plant en beheert uw eigen groei actief in functie van uw mogelijkheden, interesses en ambities door uw eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
  • U beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties. 
  • U begeleidt anderen, oefent een voorbeeldfunctie uit en ondersteunt hen in hun dagelijks functioneren.
  • U geeft advies aan je gesprekspartners en bouwt met hen een vertrouwensrelatie op op basis van uw expertise. 

Redeneervaardigheden

  • Abstracte redeneervaardigheden
  • Verbale redeneervaardigheden

Een goede motivatie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

  • U hebt kennis van projectmatig werken.
  • U hebt kennis van interne controle.
  • U hebt kennis van informaticatoepassingen voor archief- en documentenbeheer en van digitale documentenarchitectuur.
  • U kan interdisciplinair werken.
  • U heb kennis van het Frans, aangezien u zult werken in een tweetalige omgeving.

Werkgever

De Regie der Gebouwen zorgt ervoor dat de federale ambtenaren in kwalitatieve kantoren kunnen werken en houdt ook het federaal architecturaal patrimonium in stand. Haar opdracht bestaat zowel uit het beheer en onderhoud van bestaand federaal vastgoed als uit bouw-, renovatie- en restauratiewerken. De Regie der Gebouwen bestaat uit een hoofdzetel in Brussel en meerdere operationele diensten in het hele land.

De Regie der Gebouwen heeft de afgelopen jaren sterk ingezet op modernisering en is ook vandaag nog volop in verandering. Zo werkt ze onder meer aan een aangename, kwalitatieve en inspirerende werkomgeving voor haar medewerkers. Dat doet ze door in te zetten op resultaatgericht werk, aantrekkelijke kantoren, nieuwe technologieën en een verdere digitalisering van haar werking. Ten slotte hecht ze ook veel belang aan teamwerk en een goed evenwicht tussen werk en privé.

Er is 1 plaats bij de dienst Interne controle van de Regie der Gebouwen, Gulden Vlieslaan 87, bus 2, 1060 Brussel. 

De dienst Interne controle heeft als opdracht het directiecomité bij te staan:

  • om er zich op redelijke wijze van te verzekeren dat de doelen en opdrachten uitgevoerd zullen worden.
  • om de beheersing van de risico's te versterken.
  • om een betere naleving van de wetgeving te verzekeren.
  • om de rapportering kwaliteitsvoller en betrouwbaarder te maken.
  • om efficiënte en doeltreffende processen te bekomen met een aangepaste inzetting van de middelen (budgettair en andere).
  • om een dialoog- en samenwerkingsproces in de organisatie te voorzien in het belang van alle partijen.

De dienst Interne controle heeft ook de opdracht de implementatie van de aanbevelingen van de audits op te volgen.

Bovenop de op te starten activiteiten van Interne controle, staat zij ook in voor de taken van de wettelijke verplichtingen (ceiligheidsofficier, Data Protection Officer, archiefbeheer ...).

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met 18 februari 2019 via de website van onze rekruteringspartner Selor.