NWOW en dynamic office

Bekijk meer foto's

Terug naar Projecten

De laatste jaren beweegt er heel wat rond “new ways of working” (NWOW), ook bij de federale overheid. Het staat voor een nieuwe flexibele en productieve manier van werken. 

Om NWOW succesvol te kunnen implementeren in een organisatie, is het nodig om alle bouwstenen van de traditionele werkomgeving aan te passen:

  • de kantooromgeving
  • de gebruikte technologieën
  • de organisatiecultuur
  • de processen van de organisatie

Als federaal vastgoedbeheerder draagt de Regie der Gebouwen haar steentje bij aan de invoering van NWOW bij de federale overheid door haar klanten te begeleiden bij de meest zichtbare bouwsteen, namelijk de omschakeling naar een flexibele en moderne werkomgeving: "dynamic office”.

Wat is “dynamic office”?

“Dynamic office” is een werkomgeving waar de ruimtes zijn afgestemd op de verschillende taken die de werknemers uitvoeren (“activity based”). 

Er zijn geen vaste werkplekken meer, maar de werknemers kiezen hun werkplek in functie van de taken die ze doen. Er zijn bijvoorbeeld zones om samen te werken, ruimtes om te vergaderen, belruimtes, stilteruimtes waar de werknemers zich kunnen afzonderen als ze taken doen die een hoge graad van concentratie vereisen, coffee-corners, brainstorm-ruimtes,...

Een “dynamic office” betekent ook een open kantooromgeving. De bureaus bevinden zich in één open ruimte, wat de samenwerking  tussen de werknemers bevordert.  
Er zijn wel nog scheidingswanden mogelijk,  bijvoorbeeld voor de overleg- of stilteruimtes, de printlokalen, de coffee corners,... 

Aangezien niemand nog een vaste werkplek heeft, geldt het “clean desk”-principe:  iedereen maakt zijn of haar werkpost volledig vrij bij het verlaten ervan, zodat de werkplek beschikbaar is voor iemand anders. Om persoonlijke spullen op te bergen zijn er lockers voorzien. 

Voordelen 

  • Dynamic office bevordert de samenwerking tussen de werknemers omdat ze elkaar meer ontmoeten, wat informeel overleg stimuleert.
  • Een aangename werkomgeving is een bron van innovatie en creativiteit.
  • De werkplekken zijn afgestemd op de taken van de werknemers.
  • Een omschakeling naar dynamic office is een opportuniteit om grote change management-projecten op te starten (vb. digitalisering, cultuuromslag,…).
  • Een dynamic office betekent een efficiënter gebruik van de werkomgeving, wat bijgevolg ook een besparing voor de organisatie inhoudt.  

Aandachtspunten

Om te zorgen voor een werkomgeving waar het voor iedereen aangenaam is om te werken, is het belangrijk om aandacht te hebben voor volgende zaken:

  • voldoende concentratie-, stiltewerkplekken en belcellen voorzien
  • duidelijk afsprakencharter maken voor het gebruik van de werkomgeving
  • aandacht hebben voor geluidsdemping tussen de verschillende afgesloten ruimtes en in de open kantoorruimte

De omschakeling naar een dynamic office is maar één van de aspecten van de NWOW. 
Alle aspecten rond de organisatiecultuur, processen, digitalisering, IT en communicatie moeten in acht worden genomen. Dit behoort tot de verantwoordelijkheid van de klant zelf.

Rol van de Regie der Gebouwen

Het voorstel om de overstap van een klassieke kantooromgeving naar een dynamic office te maken kan zowel door de Regie der Gebouwen als door de klant worden voorgelegd.

De effectieve beslissing om over te gaan naar een dynamic office wordt genomen op basis van de resultaten van een grondige analyse die in samenspraak met de klant door de Regie der Gebouwen wordt opgemaakt.

Meer weten? De Regie der Gebouwen heeft een draaiboek uitgewerkt waarin gedetailleerd staat uitgelegd wat de verschillende stappen zijn om over te schakelen naar een dynamic office. Er wordt ook duidelijk aangegeven wat de Regie der Gebouwen van de klant verwacht en, omgekeerd, wat de klant van de Regie der Gebouwen kan verwachten op vlak van financiële steun en begeleiding.

Enkele voorbeelden van organisaties die volgens de dynamic office-principes werken:

  • De FOD BOSA in Brussel (WTC III)
  • De Regie der Gebouwen in Brussel, Antwerpen en Hasselt
  • De Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel
  • CGVS in Eurostation